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ExcelのリストをつかってVlookupで差し込み印刷

投稿日:2020年1月9日 更新日:

Wordの差し込み印刷はいまいちわかりにくい。とくに後からwordを開くと変なメッセージがでて、後からどうすればいいのか分からない。Excelのリストを使ってExcelから印刷できないか?しかも印刷を開始する終了する位置を指定することはできないか?そういったことはありませんか?慣れるまでは大変ですが一度覚えると簡単ですのでExcelのリストを使ってよく印刷される方はぜひ挑戦してみてください。

<用意するシート>
Sheet1(印刷用):アウトプットできるよう最終的に整えたもの(罫線、配置等加工したもの)
Sheet2(リスト):差し込み印刷用のリスト

<前準備>
①Excelのデータを、名前を付けて保存を先にして、マクロの形式にする
 
まず初めに、マクロを使用するのでファイルをxlsm形式で保存します。
xlsx(普通のエクセル)とxlsm(マクロ)と2つ出来てしまいますが、これには、理由があります。

マクロを作成すると、途中でデータに欠損が出てしまったり、うまくいかなかったりすることがあります。
意地になって何とか修正しようと頑張るのですが、いっそのこと最初に戻って1から始めた方がうまくいく場合が多いです。
そのため2つファイルが作成されてしまいますが、すべてが終了するまでは、そのままにしておかれることをお勧めします。
 
②開発メニューが表示されていない方は、こちらをご参照ください。

③Sheet1(印刷用)に指定するリスト番号(ページ番号)を退避しておくためのセルを決めます。
 今回は[A2]のセルとします。

Sheet2(リスト)のA列は、番号の列にしてください。

 

<ご心配なく>
印刷用のシートに見えているボタンや、リスト番号(文字を白くするので)は印刷されません。

 

<Sheet1:印刷用>
範囲を指定して印刷するためのボタンを作成する。

1.コマンドボタンを作成する。
 開発/挿入/ボタン(フォームコントロール)

1-1.ボタンを配置したいところに、ドラックして作成する。

2.登録するマクロの名前を修正し、フォームを呼び出す準備をする。
 
ボタンX_Clickと表示されるが、後から見て何のことを指しているのか分からなくなるので、マクロ名を「印刷開始」にし、[新規作成] をクリックします。

※[新規作成]をクリックせずに、[OK]をクリックした場合は、キーボードから[Alt]+[F11]を押します。

 Microsoft Visual Basic for Applicationsが立ち上がります。
 

 

2-1.ボタンをクリックしたらフォームが出てくるように指定します。
  UserForm1.Showと入力してください。

Sub 印刷開始() から End Sub の間に、UserForm1.Showと入力してください。

※この意味は印刷開始ボタンをクリックすると、どの範囲を印刷するのか指定するためのフォームを呼び出すためのものです。

 

3.印刷範囲を指定するためのフォーム(画面)を作成します。
 
 Microsoft Visual Basic for Applicationsメニューから

 

3-1.挿入/ユーザーフォームをクリックします。

 

フォームが表示されるので、印刷開始のページ番号を指定するための、テキストボックスと、終了を指定するためのテキストボックス、印刷ボタンのコマンドボタンを作成してください。

 フォームの作成方法については、以下のサイトがとても丁寧に見やすく説明されているので
 参考にしてください。https://kokodane.com/macro30.htm

 

 

4.印刷ボタンにコードを登録します。

 印刷ボタンを選択し、右クリック/コードの表示をクリックします。

 

4-1.指定された番号のものを印刷するためのコードを書きます。

Private Sub CommandButton1_Click()  から End Subまでの以下のコードを入力してください。

Range("A2")のところは、ご自身で決められたセルを指定してください。

コードのテキストを貼り付けておきます。

 

次に、Sheet1(印刷用)に表示するものをVlookup関数を使って設定をしていきます。

5.リストから印刷用に、vlookupを使って値をセットします。

設定するのは、印刷用のシートです。

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)

検索値は、前準備③で指定したセルにしてください。今回は”A2” 

範囲は、リストにある表

 

 

お疲れ様でした!以上で設定は終了です。

実際に指定した通りに印刷できるか、動かしてみましょう。

 

  • この記事を書いた人

晴花

関東在住の40代。20年以上事務職として勤務。パソコンで困ったこと、資料作成で役に立ったことを書いてみました。いつか痩せたい!が、ゆるくダイエットに取り組む。占星術を勉強中。アロマ、サプリ好き。

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